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転職活動をされている方へ、面接辞退の場合の対処法


転職活動をされている方は、面接を受ける機会多いですよね。

この会社にどうしても入社したいから、その1社しか面接をしないという意思の強い方は別として、一般的には自分の経験が生かせて一定程度の条件を満たす会社を複数志望し、面接に進むことが多いと思います。

ただ、どうしてもその会社の面接を終えて、“この会社ではない”“想定していた業務・条件が違った”ということで、先に進まず面接辞退をしなければいけない時がある筈です。

ここでは、その様な局面になった時にどの様な対応をすれば良いのかを私自身の経験値も踏まえて説明していきます。

 

転職活動途中での辞退の仕方とは


自分が入社する可能性がある会社です、あれっ?と思うこと、不安なことがある企業ではないか見極める必要があります。

一回目、または二回目の面接を終えて、“想定していた業務と違った”“業務は想定通りだったけど処遇や人事制度が満足できない”“経営に不安がある”など思った場合には、再度、質問確認をすることをお勧めしますが、それでも明確な回答が無かったり不満不安が残る様であれば、辞退することも必要です。

自分の経験では、転職する会社の経営陣のブラックな噂があるとネット等で騒がれていたが気になっていたのですが、良い面もあるからと考え、その会社に入社してしまい、やはり経営陣の非合理的・利己的な考え方により辛い思いをして結果的に短期間で退職してしまった経験があります。

何となく気になる点が残っている内は、その会社への入社を決めてしまわない方が良いと考えます。 

その上で、辞退を応募企業に伝える場合ですが、先方も一定の時間と人を使って面接を進めていますので、不義理にならない様に注意をしてください。

いくつかのポイントをご紹介します。

面接辞退は電話で伝えよう!

企業に直接応募し、面接を進めた場合、採用担当者に電話で辞退の意思を伝えてください。辞退となると電話では直接言いにくいものです。メールでいいかな?と思ってしまうかもしれませんが、言いにくいこと程、書面ではなくて電話が望ましいです。メールで辞退を伝えても、結局折返し、人事担当者から電話が掛かってくることもあります。どうしてもメールにしたい場合にも先方企業に対して、辞退したいという事実だけではなく、お礼とお詫びの気持ちを表現するようにしてください。

電話は昼休みは避けて電話しよう!

せっかく意思を決めて辞退の電話をするのですから直接採用担当者と話をしたいですよね。可能であれば、昼休みに電話をするのは避けてください。勿論、昼休み以外でも採用担当者が不在の時はありますから、その場合は折返しをお願いして、先方からの電話があった際に伝えてください。

面接を辞退すると決めたらすぐに連絡を!

“この会社は辞退しよう“と決めたのでしたら、時間を空けずに該当の会社の採用担当者にお電話で連絡するようにしましょう。その会社にとっても辞退される場合、再度募集をしなければならず、時間と経費が無駄になります。辞退すると決断したのであれば、迷惑をかけないためにも早めのご連絡が望ましいです。
また、次の面接(二次面接、最終面接)が設定されている場合には、面接日の前日までには辞退の連絡をしましょう。当日のドタキャンは面接でなくても約束をして当日ドタキャンは気持ちのいいものではありません。

辞退の理由は基本的に言わなくてOK

辞退のお電話をして頂く際に、自ら進んで辞退の理由を説明する必要はないです。本心では、冒頭の様に“この会社ではない”“想定していた業務・条件が違った”などの理由はご自分の中に明確にはなっていると思いますが、採用担当者から聞いてこない限りに於いては辞退させて頂きたい旨を申し出てください。

エージェント経由での応募の場合には、エージェントに辞退の旨を伝えればOK

転職エージェントを介して応募した場合には、辞退の場合もその転職エージェントに伝えれば問題ありません。但し、理由については詳しく聞かれます。どこが納得できなかったのか? それはもう少し企業と話し合えば解決できる可能性があるか? 処遇なら採用企業に交渉しましょうか?など、辞退を考えなおす余地がないかも確認があると思います。転職エージェントは詳細に辞退理由を採用企業に伝えなければならない為です。
そのエージェントと今後もお付き合いがあるでしょうから、上記の確認については誠実に応えてください。

内定取得後の辞退については、説明できる理由を用意してください

最終面接前に辞退する場合ではなく、内定をその企業から入手した後で、辞退をする場合でも、基本的な先方へのマナーは同じですが、内定を入手した後となると採用担当者は理由を聞いてくる可能性が高くなりますので、簡潔な理由を整理しておいてください。
想定していた業務と、こういった点が違った。希望条件とこの点が合わなかったなど。致し方ないと思われる理由であればある程、簡潔に整理がつくと思います。

 

内定辞退の例文を理由別にご紹介!

上記の辞退への心構えを前提として、実際に採用担当者に電話・メールをする場合の例文を記載します。
例示として2パターンを用意しました。

とくに理由を言わない場合

【メールでの辞退】

件名:面接辞退のご連絡 ○○(氏名)

株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様
お世話になっております。
○月○日○○時より、面接のお時間を頂いております○○です。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。
貴重な機会を頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
————-
署名
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【電話での辞退】

―自分の氏名を伝える
―○月○日○○時より、面接のお時間を頂いております○○です。
大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。
―面接をアレンジ頂き大変感謝しております。前回の面接が終わった後で、良く考えた結果として、次の面接は
 辞退させて頂こうと結論を出しました。大変申し訳ございません。

 (この後、先方から理由を聞かれた場合には、上記を参考に明確な理由を用意しておいてください。以下は
  例示です)
 募集要項で拝見していた業務内容をもとに応募させて頂きましたが、先日の面接を通じて、
 私が想定していた業務内容とは異なると理解しました。過去の経験が活かせそうにありません。

 

内定をもらった他社へ行く場合

【メールでの辞退】

件名:面接辞退のご連絡 ○○(氏名)

株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様
お世話になっております。
○月○日○○時より、面接のお時間を頂いております○○です。
大変申し訳ございませんが、この度他社様からの内定をいただき、そちらにお世話になることを決めました。
その為、この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。
貴重な機会を頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
————-
署名
————-


【電話での辞退】

―自分の氏名を伝える
―○月○日○○時より、面接のお時間を頂いております○○です。
大変申し訳ございませんが、この度他社様からの内定をいただき、そちらにお世話になることを決めました。
この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。
大変申し訳ございません。
先日の面接についてはお時間を設定頂き大変ありがとうございました。
(こちらの場合は、理由が明確なので追加質問はほぼ無いと思います)

 

 

終わりに

転職活動は、転職希望者も採用する企業の採用担当者も非常に時間と労力を使います。良く転職活動はお見合いに例えられます。“ご縁があれば”という表現です。

つまり、本人には一生を決めるほどの重要な選択の局面といっても過言ではありません。面接を辞退することは、決して珍しいことではありません。

大切なことは「面接を辞退する」こととあわせて「お詫びの気持ち」を伝えることであって、きちんとそれが伝われば電話であれメールであれ問題はないと言えます。

書類選考、面接に進む前に募集要項を良く確認して、「辞退」ありきで選考に応募するようなことは避けたいですね。